FAQ om gruppedannelse på SUND

Denne FAQ supplerer SUND's gruppedannelsespolitik, som har givet anledning til en del spørgsmål fra henholdsvis studerende, semesterkoordinatorer og projektvejledere. Studienævnene håber spørgsmål og svar kan inspirere til flere gode oplevelser ifm. gruppedannelse og starter derfor med at besvare det overordnede spørgsmål: 

Hvorfor arbejder vi i grupper på AAU?

Der er mange grunde til at arbejde i grupper, men den primære årsag er, at studerende udgør en vigtig ressource ift. at sikre at universitetets kandidater bliver eftertragtede af erhvervslivet, fordi de er fagligt dygtige, og fordi de kan identificere og løse problemer effektivt i samarbejde med andre. Studerende som samarbejder underviser, inspirerer og udfordrer hinanden og det påvirker det faglige niveau positivt. Region Nordjylland har i flere omgange lavet undersøgelser, der viser at erhvervslivet forventer at deres medarbejdere kan tage initiativ til at identificere, hvilke opgaver der indgår i et projekt, og at de kan samarbejde professionelt med andre om at få arbejdet gjort. Det er kvalifikationer som kandidater fra AAU er særligt kendt for, men det er ikke kvalifikationer, der kommer af sig selv eller er nemme at opnå. Det kræver mod og lyst til at udvikle sig fagligt og personligt, og processen med at danne grupper på hvert semester er et vigtigt element i at udvikle disse kvalifikationer. Erfaringer viser desuden at studerende, der har samarbejdet med mange forskellige medstuderende i deres uddannelse på AAU også har fordel af et stort netværk, som kender deres kvalifikationer indgående. Det er en fordel på et arbejdsmarked, hvor mange job besættes gennem personlige netværk. 

Spørgsmål fra studerende

Jeg deltog ikke i gruppedannelsen og blev placeret i en gruppe, som jeg ikke selv har været med til at vælge - hvad gør jeg?

Alle studerende forventes at møde op til gruppedannelse eller give medstuderende eller semesterkoordinator besked om fravær, så der kan laves aftaler. I den aktuelle situation er gruppen dannet, og fordi det er en vigtig kvalifikation for alle kandidater fra AAU at kunne samarbejde professionelt med andre – herunder medstuderende som kolleger – så forventer vi, at du bidrager til at få gruppen til at fungere som den er. Vejleder og evt. ekstra ressource-person kan indkaldes til møder, hvis der er brug for hjælp med at få samarbejdet i gruppen til at fungere. 

Vi er en gruppe som meget gerne vil arbejde sammen igen på det kommende semester - hvad gør vi?

Det er i praksis muligt at en gruppe af studerende arbejder sammen på flere semestre, men ved at være åben overfor samarbejde med medstuderende, som du ikke har arbejdet sammen med tidligere får du udvidet dit personlige netværk. Som det er de fleste AAU-studerende bekendt, så får man som person hurtigt en uformel rolle i en projektgruppe, og såvel formelle som uformelle roller påvirker din faglige og personlige udvikling. Ved at lade sig udfordre i samarbejde med nye medstuderende udvikler du en vigtig kompetence ift. det kommende arbejdsmarked. En af de vigtigste grunde til at arbejde sammen med andre er at lære sine egne styrker og svagheder at kende gennem spejling i andre. 

Jeg vil gerne lave projekt alene - hvad gør jeg?

Studieordningerne er udarbejdet med henblik på at projektmoduler laves af fire-seks studerende i samarbejde – med undtagelse af de sidste to projektarbejder på kandidatuddannnelsen. Arbejdsmængden for at opfylde læringsmålene er derfor typisk for stor til at én person vil kunne indfri læringsmålene. Vejledningsressourcer tildeles efter antallet af personer i en gruppe, og som enkeltperson vil man derfor heller ikke kunne forvente individuel vejledning. Vi opfordrer derfor til at studerende som vil lave projekt alene arrangerer vejledermøder og sparring med medstuderende. 

Spørgsmål fra semesterkoordinatorer

Hvor lang tid skal jeg afsætte til gruppedannelse?

Det er i alles interesse at en gruppedannelsesproces ikke foregår under tidspres, men hvor lang tid det tager at danne grupper afhænger af holdstørrelse, semester og den konkrete årgang studerende. Det vigtigste er at aftale en metode for gruppedannelsen med de studerende og lave en tidsplan for processen, der giver mulighed for flere iterationer. Hvis de studerende kender rammerne for gruppedannelsen og ved at de har ansvaret for at danne et konkret antal grupper af en vis størrelse, og hvad der sker, hvis de ikke lykkes med det inden et givet tidpunkt, så er der erfaring for at processen kommer til at forløbe som planlagt. Hvis de studerende f.eks. ved at de har 40 minutter til at danne grupper inden koordinator vil bede om status, så bliver processen mere overskuelig for alle. Hvis status efter 40 minutter er, at alle ikke har dannet grupper, så kan koordinator bede to-tre studerende om at hjælpe med at planlægge en ny runde, mens de øvrige studerende holder mindst 15 minutters pause. De studerende kan bidrage med information om, hvad der forhindrer de studerende i at få gruppedannelsen til at gå op, og koordinator får dermed mulighed for at tilpasse rammerne eller tage tage en snak med enkelt-studerende inden en ny runde sættes i gang.

Alternative tilgange til gruppedannelsesprocessen, som kræver afsættelse af mere tid, men som også har en team-building effekt for hele holdet/årgangen er f.eks. at:

• bede de studerende diskutere projektforslagene i projektkataloget i tilfældige grupper (1,2,3, ..N ... 1,2,3, ..N osv.) og først derefter bruge f.eks. tavlerne i lokalet til at danne grupper
• bede de studerende diskutere deres præferencer og prioriteringer ift. projektarbejde i tilfældige grupper i flere omgange for at gøre det muligt for de studerende at finde sammen med medstuderende 
  Gruppedannelsen går ikke op - der er 1-6 studerende som ikke er kommet med i en gruppe - hvad gør jeg?

Når du som koordinator vurderer at alt er forsøgt for at få gruppedannelsen til at gå op og det store flertal har dannet grupper, så kan du afslutte gruppedannelses-processen ved at meddele din vurdering til de studerende.

Lav en mødeaftale dagen efter med den/de studerende som ikke er i en (selvvalgt) gruppe og kontakt formanden for studienævnet for at diskutere mulige løsninger – herunder eventuel tilføring af ekstra ressourcer til at få de studerende, som ikke selv har fundet sammen til at fungere som en projektgruppe i det pågældende semester. Ved det efterfølgende møde med de studerende forventes de studerende at komme med forslag til løsninger, og på det grundlag aftaler l en løsning, som du vurderer teoretisk vil kunne komme til at fungere ift. læringsmålene for semesteret. Det er de studerendes ansvar – og klare interesse – at det i praksis kommer til at fungere.

Eventuel tilføring af ekstra ressourcer kan være i form af ekstra timer til projektvejleder for at give mulighed for flere møder, hvor de studerende kan få feedback ift. såvel læringsmål som procesvejledning ift. samarbejde, videndeling og projektstyring; men det kan også være timer til en ressource-person som kan tage sig af proces-vejledning af gruppen og vejledning af enkelt-medlemmer af gruppen.

Spørgsmål fra projektvejledere

Jeg er blevet kontaktet af en gruppe inden semesterstart, som jeg meget gerne vil samarbejde med om mit projektforslag - hvad gør jeg?

Du fortæller de studerende, at de må vente med afklaring til semesterstart. For at give alle studerende lige vilkår, så arrangeres der gruppedannelse ifm. semesterstart på stort set alle semestre. Det giver alle studerende lige muligheder for at byde ind på de projektforslag der udbydes, og det sikrer at semesterkoordinator kan fordele ressourcerne fair mellem de studerende. Undtagelser er på afgangsprojekter, hvor de studerende stort set har frie hænder til at kontakte de vejledere de vil, men hvor vejleder også har mulighed for at takke nej, når de har opbrugt deres vejlednings-ressource.

Jeg er blevet vejleder for en gruppe, der har brug for hjælp til at få samarbejdet til at fungere - hvad gør jeg?

Bed de studerende indkalde til et møde, hvor samarbejde er et punkt på dagsordenen. Spørg først og fremmest hvad de har af erfaringer fra tidligere, og henvis til kursusundervisningen på 1. semester bachelor – alle studerende har et kursus-modul, hvor de får undervisning i metoder til at samarbejde, planlægge og lære i projektgrupper. 

Den projektgruppe jeg er blevet vejleder for har fortalt mig, at de vil splitte gruppen op/ekskludere et medlem - hvad gør jeg?
Bed de studerende indkalde til et møde, hvor samarbejdskonflikt er et punkt på dagsordenen – og der skal være et eller flere skriftlige oplæg til, hvad konflikten eller konflikterne består i. Gruppen forventes selv at løse problemerne, men vejleder kan være en god facilitator ift. at få gruppens medlemmer til at udrede problemerne og foreslå mulige løsninger.

Hvis vejleder vurderer at konflikten er så fastlåst, at vejleder ikke ser anden mulighed end opsplitning, så kan gruppen aftale en model for opsplitning og fortsat vejledning med vejleder, som gruppen kan meddele semester-sekretæren. Afhængigt af tidspunktet i projektperioden og konfliktens årsager, så kan der være flere måder at sikre vejledning indenfor den allerede rekvirerede ramme – f.eks. at alle studerende deltager i de resterende vejledermøder uanset hvilken del af den tidligere gruppe, der indkalder.

Detaljer vedr. opsplitning af projektgruppe pga. samarbejdsproblemer eller andre årsager.

Projektgrupper kan opsplittes frem til 4 uger før afleveringsdatoen, når årsagen er samarbejdsproblemer. Inden en opsplitning kan finde sted skal projektvejlederen inddrages aktivt og tages med på råd for at løse problemerne mhp. at undgå opsplitning. Semesterkoordinator, studienævnsformand og studieleder involveres kun direkte i særlige tilfælde, men projektvejlederen bør under alle omstændigheder orientere semesterkoordinator i tilfælde af risiko for opsplitning af en projektgruppe. Projektgruppen eller et eller flere medlemmer af projektgruppen kan også kontakte den decentrale studievejledning ved samarbejdsproblemer og gerne tidligt i forløbet.

Såfremt gruppens medlemmer ikke er enige om opsplitningen, betragtes opsplitningen som en eksklusion. Det gælder uanset om det er et mindretal eller et flertal i gruppen, der ønsker opsplitning. Eksklusion af gruppemedlemmer kan kun ske efter en skriftlig advarsel fra den del af gruppen, der ikke ønsker at fortsætte samarbejdet. Advarslen skal tydeligt beskrive de rimelige krav, der skal være opfyldt inden en bestemt frist, for at det/de pågældende gruppemedlem/gruppemedlemmer ikke ekskluderes. Fristen skal være inden de sidste 4 uger før afleveringsdatoen. Skriftlige advarsler skal sendes til projektvejlederen samtidig med at de sendes til de(n) studerende, og vejlederen skal involveres i afgørelsen af, hvorvidt kravene er opfyldt inden fristen.

Hvis en projektgruppe opsplittes i overensstemmelse med retningslinjerne ovenfor, skal studiesekretariatet informeres pr. mail med kopi til vejlederen.

Alle oprindelige studerende i gruppen har lige ret til alt det materiale (dokumenter, prototyper, forsøgsopstillinger m.m.), der eksisterede på tidspunktet for opsplitningen. Ved opsplitning af grupper skal det fremgå af rapporten i forbindelse med aflevering, hvad der har været lavet før gruppeopsplitningen og hvem medlemmerne var i den oprindelige gruppe. Dette skal være i alle rapporter der udarbejdes underordnet afleveringstidspunket. Dette er et krav for at kunne dokumentere at der ikke er foretaget plagiat i projekterne.

De oprindelige studerende i gruppen kan bruge materialet frit, men materialet kan ikke anvendes af eller overdrages til andre studerende, som man eventuelt vælger at indgå i en ny gruppe med.

Den resterende vejledningstid fordeles mellem den tilbageværende gruppe og de(n) studerende, der forlader eller ekskluderes af gruppen. Vejledningsressourcer tildeles proportionalt med antallet af studerende, hvorfor omfanget af projektvejledning til de nye grupper kan forventes at være forholdsmæssigt mindre. Specielt skal studerende, der vælger at lave projektet færdigt individuelt, være opmærksomme på, at antallet af vejledningstimer vil være yderst begrænset. Der tildeles ikke ekstra vejledning, og vejleder kan derfor vælge at foreslå fælles vejledning.